Arrangørnotat 2007
Takk for at dere er
villige til å ta på dere et arrangement i årets O-sesong!
I tillegg til dette
notatet ber vi dere om å lese oppmannsnotatet hvor klasser, løyper m.m. er beskrevet.
Informasjon om datasystemet kan leses i notatet: Tidtaking i
HMBK-bedrifts-o-løp.
Løpsleder er ansvarlig
for å informere alle i arrangørstaben om innholdet i dette notatet.
Lykke til!
Innbydelse
Mal for innbydelse
ligger på nettsidene og skal følges. Innbydelsen sendes senest 2 uker før løpet
til Vidar Haugsvær (haugsvar@gmail.com).
Parkering
Parkering er et viktig
moment i arrangementet, og kan i seg selv være en begrensningsfaktor. Tenk
derfor igjennom avviklingen av denne og sett av tilstrekkelig med ressurser.
Barneparkering
O-utvalget vil
oppfordre arrangørene til å organisere barneparkering. I innbydelsen bør det
fremgå hvorvidt barneparkering blir tilbudt.
Løp i byfjellene
I områder på byfjellene
hvor start /målområde / samlingsplass berører drikkevannskilder må Bergen
Kommune varsles før løp.
Ta kontakt med
byfjellsforvalter Jan Robert Brandsdal, 55 56 91 97 – jan.brandsdal@bergen.kommune.no
Påmelding
Påmelding skjer ved at
de som har egen brikke som er brukt på bedriftsløp minst en gang tidligere
legger brikken på en egen avlesningsenhet tilknyttet påmeldings PC. Her vil en
kunne endre klasse.
Personer med leiebrikke
eller annen brikke som ikke er registrert i vårt system knyttet til vedkommende
person, må melde seg på via påmeldingsslipp. Mal for denne slippen er lagt ut
på o-utvalgets nettsider. Arrangøren må selv kopiere opp tilstrekkelig antall
påmeldingsslipper.
De som skal leie brikke
leverer påmeldingsslippen på samme sted som man leier brikke.
Husk å kreve inn
startkontingent og leie for brikke.
Starttidspunkt
Første start er normalt
satt til kl. 17.00 og siste start til kl. 18.30. Arrangøren kan selv velge et
tidligere starttidspunkt, men første start kan ikke settes tidligere enn kl.
16.30. Det bør fremgå av innbydelsen dersom første start er fremskjøvet. Det
oppfordres til å tillate start før kl. 17.00 såfremt man ellers er klar til
det.
Start
Det lages 6 startbåser.
En bås for A- og en N-løypene og to for B- og C-løypene. Skilt for hvem som
skal starte i de ulike båsene finnes i arrangementsutstyret. Løperne stiller
seg i kø bak sin startbås etter hvert ved start. Startintervallet skal normalt
være 1 minutt, men ved store køer og med terreng hvor de startende raskt
forvinner ut av synsfeltet kan en senke startintervallet ned til 30 sekunder.
(Ved 30 sekunders startintervall må en flytte kartene i båsen bak de som skal
starte, slik at alle får ett minutt til kartlesing.)
Stenging av mål
Mål kan stenges av
arrangør kl. 20.30. Stenging av mål må
være angitt i innbydelsen.
Startkontingent
Startkontingenten er
kr. 60,- for samtlige løp både i og utenfor konkurranse. Arrangøren kan ta
forhøyet startkontingent +kr 20,- ved etteranmelding til BM stafett. Av
startkontingenten skal arrangøren betale kr. 21,- per deltaker i avgift til
bankkonto 3412.18.04516 innen 14 dager.
Adressen:
Hordaland Mosjons-og Bedriftsidrettskrets
(HMBK) O-utvalget
Postboks 6143 Postterminalen 5892 Bergen
Merk innbetalingen med
”Bedrifts-o-løp + dato”.
Utleie av brikker
Pris for utleie av
brikker er kr. 25,- for alle klasser. Arrangør noterer ned på et skjema hvem
som leier brikken, og leier må signere. Det skal fremgå at leier er ansvarlig
for brikken. Skjema hentes på O-utvalgets nettsider. Inntekter for utleie av
brikker sendes HMBK (samme adresse og kontonr. som for startkontingent). Det skal
fremgå av innbetalingen hva som er startkontigent og hva som er brikkeleie. Send også inn skjemaet som gir oversikt over hvem
som har leid brikkene.
Retningslinjer for kart
Kartene kan kun
benyttes en gang (må ikke kappes), uten at skjer i samråd med de som har rettighetene
til kartet.
Etter samtykke fra
O-utvalget og rettighetshaver av kartet kan det benyttes printede eller
kopierte kart. Vær oppmerksom på at slike kart må ha
· God lesbarhet
· Riktig fargegjengivelse
Dersom en ønsker å benytte noe annet enn offset-trykket kart skal ett
eksemplar identisk med løpskartet med eksempel på løypetrykk sendes O-utvalget
v/Therese Iden. Frist for innsendelse
er 1. april for løp i april, 19. april for andre løp i vårsesongen og 1. juni
for løp i høstsesongen. Samtidig må det meldes hvem som skal være kontrollør
for løpet.
O-utvalget ønsker å
følge med på kvaliteten av kart og løyper og ber om at ett eksemplar av hver
løype i ettertid sendes O-utvalget v/Therese Iden
Kart må legges i
plastposer av tilstrekkelig god kvalitet. Kvalitetsnormen bør være 90 my og kan
skaffes hos NOF og Baccadent A/S.
Printing av kart:
O-utvalget henstiller arrangører til å forholde seg til retningslinjer for kart
printing www.orientering.no/kretser/hordaland.
Kontrollørordning
Alle arrangørlagene er
pålagt å ha kontrollør som skal kvalitetssikre det tekniske arrangement som
helhet. Kontrolløren skal ha gode kunnskaper om:
• Teknisk arrangement
• Løypelegging (NOF’s standard)
• Spesielle sider ved bedriftsorienteringen
NOF’s retningslinjer
for kontroll av nasjonale løp kan brukes som mal for kontrollørarbeidet.
Resultatservice
Alle løpere vil normalt
få sine egne strekktider og sluttid etter målpasseringen. Det er ønskelig med rask
resultatservice under løpet. Dette kan normalt løses ved utkjøring av lister
som henges opp på samlingsplass.
Resultater fra løpet
sendes umiddelbart etter løpet er ferdig avviklet på mail til resultatservice@o-bergen.no eller avtales med dataansvarlig.
Materiell
Liste over alt utstyr
O-utvalget disponerer finnes på nettsidene. Arrangørene er økonomisk ansvarlig
for utstyret.
Rutiner for
overlevering av utstyret
• Før løpet: Kontroller
at utstyrsbeholdning stemmer med rapport fra forrige arrangør (se perm i
tilhengeren). Rapporter umiddelbart avvik til materialforvalter.
• Etter løpet:
Registrer utstyrsbeholdning på nettsidene, trykk Send og print ut
rapport/kvittering. Denne legges i perm i tilhengeren til neste arrangør.
(Registreringen sendes automatisk til O-utvalget)
Utstyret skal være rent
og tørt ved overlevering.
Merk: I materiellet
inngår tre telt
• Stenger merket blått og rød duk: I god stand og kan brukes til
teknisk utstyr.
• Stenger merket rødt og lilla duk: I grei stand
• Stenger merket gult og grønn duk: Skal ikke brukes til teknisk
utstyr.
Datautstyr
O-utvalget disponerer
to MTR4, en MTR3, tre bærbare
PC’er , en HUB med nettverkskabler, en laserskriver og en flatskjerm. NB! MTR
må lades før bruk.
Påmeldingsmaskin er
satt opp med eget påmeldingsprogram eBedrift. De andre maskinene er satt opp
med Windows, Word, Excel og resultatservicesystemet eTiming. En arrangør får
ferdig klargjorte maskiner før sitt løp.
Arrangøren må ha
tilgang til strøm.
Datamaskinene må
leveres tilbake til dataansvarlig snarest mulig. Klargjøring av datamaskinene
mellom hvert løp blir utført av dataansvarlig i o-utvalget, og neste arrangør
er ansvarlig for å hente utstyret før sitt løp.
Annet datautstyr som
skriver og MTR følger øvrig arrangørutstyr, men skal IKKE lagres i tilhengeren.
Reportasjer fra arrangement
Dersom arrangøren har
mulighet til det vil det være god reklame for idretten vår om det ble tatt noen
bilder fra arrangementet som sammen med litt tekst kunne sendes til evt. internavis
i arrangørbedriften, til HMBK-bladet (Hordaland Mosjons- og
Bedriftsidrettskrets v/Evy Andersen, Postboks 6143 Postterminalen, 5892 Bergen)
og til BT og BA, eller til web-ansvarlig for nettsidene våre.