Arrangørnotat 2007

Takk for at dere er villige til å ta på dere et arrangement i årets O-sesong!

I tillegg til dette notatet ber vi dere om å lese oppmannsnotatet hvor klasser, løyper m.m. er beskrevet. Informasjon om datasystemet kan leses i notatet: Tidtaking i HMBK-bedrifts-o-løp.

Løpsleder er ansvarlig for å informere alle i arrangørstaben om innholdet i dette notatet.

Lykke til!

Innbydelse

Mal for innbydelse ligger på nettsidene og skal følges. Innbydelsen sendes senest 2 uker før løpet til Vidar Haugsvær (haugsvar@gmail.com).

Parkering

Parkering er et viktig moment i arrangementet, og kan i seg selv være en begrensningsfaktor. Tenk derfor igjennom avviklingen av denne og sett av tilstrekkelig med ressurser.

Barneparkering

O-utvalget vil oppfordre arrangørene til å organisere barneparkering. I innbydelsen bør det fremgå hvorvidt barneparkering blir tilbudt.

Løp i byfjellene

I områder på byfjellene hvor start /målområde / samlingsplass berører drikkevannskilder må Bergen Kommune varsles før løp.

Ta kontakt med byfjellsforvalter Jan Robert Brandsdal, 55 56 91 97 – jan.brandsdal@bergen.kommune.no

Påmelding

Påmelding skjer ved at de som har egen brikke som er brukt på bedriftsløp minst en gang tidligere legger brikken på en egen avlesningsenhet tilknyttet påmeldings PC. Her vil en kunne endre klasse.

Personer med leiebrikke eller annen brikke som ikke er registrert i vårt system knyttet til vedkommende person, må melde seg på via påmeldingsslipp. Mal for denne slippen er lagt ut på o-utvalgets nettsider. Arrangøren må selv kopiere opp tilstrekkelig antall påmeldingsslipper.

De som skal leie brikke leverer påmeldingsslippen på samme sted som man leier brikke.

Husk å kreve inn startkontingent og leie for brikke.

Starttidspunkt

Første start er normalt satt til kl. 17.00 og siste start til kl. 18.30. Arrangøren kan selv velge et tidligere starttidspunkt, men første start kan ikke settes tidligere enn kl. 16.30. Det bør fremgå av innbydelsen dersom første start er fremskjøvet. Det oppfordres til å tillate start før kl. 17.00 såfremt man ellers er klar til det.

Start

Det lages 6 startbåser. En bås for A- og en N-løypene og to for B- og C-løypene. Skilt for hvem som skal starte i de ulike båsene finnes i arrangementsutstyret. Løperne stiller seg i kø bak sin startbås etter hvert ved start. Startintervallet skal normalt være 1 minutt, men ved store køer og med terreng hvor de startende raskt forvinner ut av synsfeltet kan en senke startintervallet ned til 30 sekunder. (Ved 30 sekunders startintervall må en flytte kartene i båsen bak de som skal starte, slik at alle får ett minutt til kartlesing.)

Stenging av mål

Mål kan stenges av arrangør kl. 20.30. Stenging av mål må være angitt i innbydelsen.

Startkontingent

Startkontingenten er kr. 60,- for samtlige løp både i og utenfor konkurranse. Arrangøren kan ta forhøyet startkontingent +kr 20,- ved etteranmelding til BM stafett. Av startkontingenten skal arrangøren betale kr. 21,- per deltaker i avgift til bankkonto 3412.18.04516 innen 14 dager.

Adressen:

Hordaland  Mosjons-og Bedriftsidrettskrets (HMBK) O-utvalget
Postboks 6143 Postterminalen 5892 Bergen

Merk innbetalingen med ”Bedrifts-o-løp + dato”.

Utleie av brikker

Pris for utleie av brikker er kr. 25,- for alle klasser. Arrangør noterer ned på et skjema hvem som leier brikken, og leier må signere. Det skal fremgå at leier er ansvarlig for brikken. Skjema hentes på O-utvalgets nettsider. Inntekter for utleie av brikker sendes HMBK (samme adresse og kontonr. som for startkontingent). Det skal fremgå av innbetalingen hva som er startkontigent og hva som er brikkeleie. Send også inn skjemaet som gir oversikt over hvem som har leid brikkene.

Retningslinjer for kart

Kartene kan kun benyttes en gang (må ikke kappes), uten at skjer i samråd med de som har rettighetene til kartet.

Etter samtykke fra O-utvalget og rettighetshaver av kartet kan det benyttes printede eller kopierte kart. Vær oppmerksom på at slike kart må ha

· God lesbarhet

· Riktig fargegjengivelse

Dersom en ønsker å benytte noe annet enn offset-trykket kart skal ett eksemplar identisk med løpskartet med eksempel på løypetrykk sendes O-utvalget v/Therese Iden. Frist for innsendelse er 1. april for løp i april, 19. april for andre løp i vårsesongen og 1. juni for løp i høstsesongen. Samtidig må det meldes hvem som skal være kontrollør for løpet.

O-utvalget ønsker å følge med på kvaliteten av kart og løyper og ber om at ett eksemplar av hver løype i ettertid sendes O-utvalget v/Therese Iden

Kart må legges i plastposer av tilstrekkelig god kvalitet. Kvalitetsnormen bør være 90 my og kan skaffes hos NOF og Baccadent A/S.

Printing av kart: O-utvalget henstiller arrangører til å forholde seg til retningslinjer for kart printing www.orientering.no/kretser/hordaland.

Kontrollørordning

Alle arrangørlagene er pålagt å ha kontrollør som skal kvalitetssikre det tekniske arrangement som helhet. Kontrolløren skal ha gode kunnskaper om:

• Teknisk arrangement

• Løypelegging (NOF’s standard)

• Spesielle sider ved bedriftsorienteringen

NOF’s retningslinjer for kontroll av nasjonale løp kan brukes som mal for kontrollørarbeidet.

Resultatservice

Alle løpere vil normalt få sine egne strekktider og sluttid etter målpasseringen. Det er ønskelig med rask resultatservice under løpet. Dette kan normalt løses ved utkjøring av lister som henges opp på samlingsplass.

Resultater fra løpet sendes umiddelbart etter løpet er ferdig avviklet på mail til resultatservice@o-bergen.no eller avtales med dataansvarlig.

Materiell

Liste over alt utstyr O-utvalget disponerer finnes på nettsidene. Arrangørene er økonomisk ansvarlig for utstyret.

Rutiner for overlevering av utstyret

• Før løpet: Kontroller at utstyrsbeholdning stemmer med rapport fra forrige arrangør (se perm i tilhengeren). Rapporter umiddelbart avvik til materialforvalter.

• Etter løpet: Registrer utstyrsbeholdning på nettsidene, trykk Send og print ut rapport/kvittering. Denne legges i perm i tilhengeren til neste arrangør. (Registreringen sendes automatisk til O-utvalget)

Utstyret skal være rent og tørt ved overlevering.

Merk: I materiellet inngår tre telt

• Stenger merket blått og rød duk: I god stand og kan brukes til teknisk utstyr.

• Stenger merket rødt og lilla duk: I grei stand

• Stenger merket gult og grønn duk: Skal ikke brukes til teknisk utstyr.

Datautstyr

O-utvalget disponerer to MTR4, en MTR3, tre bærbare PC’er , en HUB med nettverkskabler, en laserskriver og en flatskjerm. NB! MTR må lades før bruk.

Påmeldingsmaskin er satt opp med eget påmeldingsprogram eBedrift. De andre maskinene er satt opp med Windows, Word, Excel og resultatservicesystemet eTiming. En arrangør får ferdig klargjorte maskiner før sitt løp.

Arrangøren må ha tilgang til strøm.

Datamaskinene må leveres tilbake til dataansvarlig snarest mulig. Klargjøring av datamaskinene mellom hvert løp blir utført av dataansvarlig i o-utvalget, og neste arrangør er ansvarlig for å hente utstyret før sitt løp.

Annet datautstyr som skriver og MTR følger øvrig arrangørutstyr, men skal IKKE lagres i tilhengeren.

Reportasjer fra arrangement

Dersom arrangøren har mulighet til det vil det være god reklame for idretten vår om det ble tatt noen bilder fra arrangementet som sammen med litt tekst kunne sendes til evt. internavis i arrangørbedriften, til HMBK-bladet (Hordaland Mosjons- og Bedriftsidrettskrets v/Evy Andersen, Postboks 6143 Postterminalen, 5892 Bergen) og til BT og BA, eller til web-ansvarlig for nettsidene våre.